Parmi les événements professionnels les plus courants, on peut citer les réunions de travail et les séminaires. La plupart du temps, ils se déroulent en-dehors des locaux d’une entreprise car ils accueillent différentes personnes. Selon le nombre de participants conviés, un séminaire a besoin d’une salle où ils pourront se réunir. En plus des espaces de travail, un séminaire nécessite aussi un espace de détente et un espace dédié au cocktail. Quels sont alors les critères dont il faut tenir compte pour trouver le lieu idéal ?

Quelle est la capacité d’accueil de la salle ?

Toutes les salles à louer ont chacune leur superficie, leur disposition et leur configuration. Certaines peuvent accueillir des centaines de convives et d’autres une vingtaine. Une salle de conférence idéale est celle qui sera bien adaptée au nombre de personnes. En effet, si vous optez pour un espace de coworking trop étroit, cela risque d’être inconfortable pour les convives. Au contraire, dans une grande salle où se réuniront quelques personnes, tout le monde risque de se perdre, d’autant que la sonorisation ne sera pas adaptée.

Quels sont les équipements sur place ?

Lorsque vous songez à la location de salle de réunion à Lyon, renseignez-vous bien sur les équipements sur place. Un séminaire d’entreprise ne peut se dérouler dans les meilleures conditions que si la salle de formation dispose de tout le nécessaire pour les présentations et la transmission des messages. On peut citer le vidéoprojecteur, une connexion internet haut débit et un accès wifi gratuit, un écran de projection…

Lors de la visite de la salle, renseignez-vous bien sur les équipements inclus dans le tarif de location de salles de réunion. Vous pouvez rajouter d’autres éléments sur demande. Sinon, il faudra les emmener le jour J. Toutefois, l’idéal est de louer des salles bien équipées et qui vous mettent à disposition tout le matériel nécessaire au bon déroulement du séminaire.

Quelles sont les commodités ?

Certes, l’organisation de séminaires nécessite en premier lieu de trouver des espaces de réunion. Toutefois, une salle bien équipée n’est pas suffisante. Un séminaire est un événement haut de gamme qui réunit des personnalités importantes. Il est dans l’intérêt de l’entreprise de choisir un lieu atypique comme www.chateau-de-saint-priest.com pour faire plaisir à ces convives et pour rehausser son image.

Par ailleurs, optez pour des salles de séminaire confortables et qui sont bien traversées par la lumière du jour. Il faut veiller au bien-être et aux besoins des participants pour qu’ils soient plus réceptifs. En outre, n’oubliez pas de choisir un endroit luxueux qui sépare l’espace de travail de l’espace détente. D’ailleurs, comme les séminaires marquent toujours des temps de pause, il est préférable de choisir un hôtel qui peut mettre à votre disposition un service traiteur. Ce dernier pourra alors se charger des cocktails ou bien servir des viennoiseries et des boissons chaudes.

Enfin, prenez le temps de visiter les toilettes pour s’assurer qu’ils sont suffisants pour tout le monde. Durant les pauses café, il ne faudrait pas prendre le risque que les gens fassent la queue devant les seules toilettes disponibles sur place.

Où se trouve la salle de séminaire ?

La localisation est un critère de choix important. En général, un séminaire a lieu en plein centre-ville où c’est plus pratique pour les participants, notamment au niveau des transports. En revanche, toutes les salles sont louées en avance donc pour avoir le choix, il vaut mieux entamer les recherches assez tôt. Pour augmenter vos chances, essayez de trouver une salle de libre du lundi au vendredi. De toute manière, les participants ne souhaiteraient pas qu’on leur vole leurs week-ends.